仕事上、たくさんの情報が飛び交い「頭の中がごちゃついて整理できない」といったことはないでしょうか。
話がまとまらず自分で何を言っているのかわからない。
そんな上手く言葉で説明できない課題を解消する思考の整理法についての説明です。
要するに何が問題か？
スピーディかつ端的に明らかにして物事の本質をつかむため、思考整理について「３Sの法則」をベースに説明していきます。
- Short：短く、端的に
- Simple：分かり易く、覚え易く
- Straight：直接的な表現で
まず皆さんのアウトプットに対する悩みは何でしょう？
共通する悩み
- 情報が多くて纏まらない。
- 後付けで話が長くなってしまう。
- 調べたことが咄嗟に出てこない。
- アウトプット(発言)のタイミングを逸する。
- インプットを上手く言語化できない。
要はアウトプットする前段階での思考整理をどのようにするかということになります。
一番の早道は思考整理するためのスキル、ノウハウを頭の中にインストールしてしまうことです。
思考整理 -３S –
１．Short
本質を短く出来れば聞き手が効率よくインプットが出来る。
出来るだけ短めに話して欲しいと思うのが聞き手の本音です。
複数ある情報を要約して伝えることが大切になってきます。
整理する上で使った方が良い脳内口ぐせ
・ざっくり言うと
・要するに
・一言で言うと
整理をする上で使わない方がよい言葉
・とりあえず○○
・いつか○○
・もっと○○
【Ex.】３つの情報を要約して短くワンフレーズで答えて下さい。
- わが社の製品は不具合が多発している
- 競合商品がわが社の機能を上回った
- 調査では製品の認知度が20％ダウンした
どうでしょうか？
単に3つの情報をくっつけただけだと
”不具合多発、競合力と知名度の低下が問題です” となってしまいます。
また先を見通した回答だと
”自社製品を見直そう” などになってしまうのではないでしょうか。
どれも答えとしては間違っていません。
整理されているか、要点を貫いているかというところが問われますので抽象度は高くなっても良いので、
この場合は、
“ざっくり言うとわが商品力の低下しています” となります。
細かい情報が①②③の解釈となる。
多くの人は細かくてて具体的な方に意識がいきがちになり 木を見て森を見ずで全体像が見えなくなってしまう。
何が言いたかった情報かわからなくなってしまい、具体的な情報をそのまま伝えるため相手に対して要点が伝わらなくなってしまいます。
要点を短くするということはタイトルつけと思って貰えればよいです。
慣れないうちは数ある情報の中から重要な情報をピックアップ書き出し、並べるてみることで要点が見えやすくなるので実践してみてください。
ポイントとしては ”具体的 ⇒ 抽象的” にまとめることです。（１０～２０文字以内）
最初に要約したタイトルを伝え相手にイメージさせせることで、そのあとの具体的な情報が入り易くなるということです。
余談ですが、見出しタイトルつけには12～18文字内にまとめられているものが殆どです。
・Yahooニュース：13文字以内
・テレビのテロップ：15文字以内
要約する上でインプットすべき内容
- 共通項は何か？
- 一番重要なものはどれ？
- 他の言葉で言うと？
※個人の感情を入れず、事実の情報だけを見るようにすること。
２．Simple
本質を分かり易くできれば効率よくアウトプットできる。
説明するには話が長くなる。
言葉では説明しにくいということがあります。
そういう場合は要点を分かり易く覚えやすい言葉に置き換えることで相手がイメージ(理解)しやすくなります。
言葉の切り替えスイッチを脳にインストールしておくのです。
【Ex.】 情報や切り口が複数ある内容をシンプルに言い換えて下さい。
人生とは？を説明しようとすると人それぞれ思いで説明が長くなってしまいます。
それを短く、分かり易い言葉に置き換えると何が当てはまりますか？
” 人生とは〇〇のようなものだ ”
ex. 人生とはダーツのようなものだ
例えば自分がこうなりたいと目標に向かって進んで行こうとしても必ずしも思い通りにはいかないものでる。
軌道修正をしながら目標に向かうものだ。
気をつけることは誰が聞いてもわかる言葉に置き換える必要があります。
※深く考えないとわからないのはNGで、分かり易いシンプル化が必要
” 人生とは自転車のようなものだ ”
倒れないためには走り続けなければいけないからだ。（アインシュタイン博士）
こういった物事をビジュアル化して置き換えるのが得意なタレントさんも多く見られます。
パクッてもいいので参考にしてみて下さい。
食レポの彦摩呂さん
海鮮丼ぶりを見て ”海の宝石箱やー”
具材たっぷりの、おでんを見て ”具材の健康ランドやー”
具材たっぷりの、おでんを見て ”具材の健康ランドやー”
他、フットボールアワーの後藤さん、キングコングの西野さんなどを参考にしてみてください。
３．Straight
本質を直接表現できれば効率よくイン／アウトができる。
前提として目的と伝える相手によって伝え方、整理方が変わります。
上司や顧客、まだ関係の浅い方へストレートに表現すると関係に波風がたちます。
ストレートな表現で大丈夫か確認しましょう。
言葉は時には励まし勇気づけ、時には人を傷つける凶器にもなります。
ここではビジネス上でのコミュニケーションですが、個人的な感情が入らないように気を付けましょう。
【Ex.】以下の文章をストレートな表現にして下さい。
複雑な情報や、まわりくどい表現の要点をストレートにつかみます。
部長が仕事があるのにスマホで暇つぶししている部下を叱った
” 部長が部下を叱った。
仕事があるのにスマホで暇つぶししているからだ ”
ストレート化する
- 誰が何をどうした。
- 何がどうした。
※英語の文法と同じで結論を言ってから付属情報を答えることです。
まとめ
脳内に「3つの型」をつくれば整理しやすくなります。
それを徹底的に使いこなし場数をこなしていくことです。
また注意点としては 日本特有の配慮となる否定語は使わないようにしましょう。
～はならないとは限らない、少なくない、近くない etc.
繰り返されると聞き手は混乱し理解できなくなります。
～なる可能性がある、多いです、遠いです といった肯定語を使うようにしましょう。
インプットの時もアウトプットの時も「３S」のフィルターをかけること。
各３Sのフィルターにかけノイズをそぎ落としていくことが大切です。
以上です。
参照・参考図書：1分で頭の中を片付ける技術（著作）鈴木進介
