限られた時間の中で結果を出す仕事の優先順位のつけ方の紹介です。
時間をかけるべき仕事とそうでない仕事の分け方、 優先順位をつけるための基準やマトリクスの使い方についての説明をします。
もっと時間を有効活用したい方、判断力に自信のない方などにオススメです。
優先順位設定
例えば蛇口からの水をコップに注いでいます。
水は今にもコップから溢れだしそうですが、あなたこの状態をどう打開しますか？
- 蛇口からの水を止める
- コップを大きくする
- 別のコップを用意する
水を仕事、コップをあなたの時間と例えると、殆どが②、③を選択する人が多いのではないでしょうか。
そうするには、
・自分のキャパを大きくする。
・他の人に分配する。
・残業する。
ということになりますが、
今は働き方改革で残業が出来ないなど効率UPにも限界があり中々難しいといえます。
よって、蛇口からの水を少なくする方向で考えるべきといえます。
パレートの法則
ここで紹介するのはパレートの法則で構成要素を大きい順に並べた場合、上位の一部の要素が全体の大部分を左右するというものです。
どういうことかというと、
8：2の法則ともいい全体を100とした場合、全てが大事ではなくて２０％が重要な部分であり全体に及ぼす影響が大きいと言えるのです。
経済以外にも自然現象や社会現象など、さまざまな事例に当て嵌められることが多いのですが、現代で言われるパレートの法則の多くは法則と言うよりもいわゆる経験則の類といえます。
ではどのように重要な２０％を見つけ、何を基準に優先順位を決めているでしょうか。
多くは、
・納期、期限が迫っているもの。
・ 顧客クレーム対応のもの。
・行程に重大な影響を与えるもの。
があたり、大きくは下記２つに分類出来ます。
①緊急度・・・・時間軸
②重要度・・・・影響度
ごく一般には①緊急度は非常に敏感に対応していることが多いと思います。
納期、期限、5分前集合など普段から時間軸を気にしながらの行動がこれにあたります。
もう一つの②重要度について考えると、
重要度はあいまいな言葉であり本人が重要と思えば全て重要になってしまいます。
人の主観によって決まってしまうので、よい考えとはいえません。
よって影響度と言ったほうがわかりやすいかと思います。
その仕事をしないと、どれくらいの損失が発生するか。または誰に迷惑がかかるのかを考える。
優先順位を決定する上で分かり易くしたマトリクスあります。
それぞれA～Dに当てはまる業務は主に以下になります。
優先順位実行マトリクス
【A】重要度高、緊急度高
組織として存続の危機があるもの 人命に関わるもの 期限が迫っていて業務で組織の運営上不可欠なもの。
顧客からのクレーム 組織運営に不可欠な機械・装置の故障 組織運営の障害となる風評、政治的圧力。
【B】重要度高、緊急度低
部下の育成 有益な人間関係・信頼関係の育成 組織としての計画行動、メンテナンス行為、企業としての社会的発展、今後の事業計画 リスクマネジメント 。
【C】緊急度高、重要度低
期限の決まった形式的な会議、会合、他部署への臨時応援、直接組織運営上問題ない対外会議、重要でない差し迫った案件、突然の来訪や電話。
【D】重要度低、緊急度低
見せかけの仕事、待ち時間、単なる時間の消費、移動時間、休憩時間のリクエーション、部下の仕事、判断業務。
この中で最も優先すべき群はAの重要度高、緊急度高となります。
短期的に処理しなければならない重要な業務となります。
しかし最も注目しなければいけないのはBの重要度高、緊急度低です。
A群の業務が忙しくB群業務を放置しておくと、B群はA群へ移行することになります。
例えば部下の育成を怠ると先々、業務の遅延、トラブルに発展します。
機械のメンテナンスを怠れば機械の故障で稼働率の低下、損害に繋がります。
事業計画書の資料作成についても、まだ時間があると放置しておくと次から次へと新しい業務が入って来て、 どんどん後回しとなり期限が迫ってから慌てだすということになってしまいます。
よってA群業務だけに力を入れるのでなく、本当に力を入れて取り組まなければいけないのはB群業務なのです。
B群業務を力を入れて行うことでA群業務を減らして行くことになるのです。
またB群の中でも優先順位を３つくらいに絞って取り組むことが必要です。
B群業務は育成、計画と中長期的な業務が多くなります。
最初は面倒くさいと感じることもあると思いますが、３か月後には自分の仕事が減る感覚が出てくると思います。
結論はB群業務を中心にA群業務、C群業務をバランスをとって行うということになります。
その日のモチベーションによって、やるべきことの進捗に影響が出て来ますので午前午後の時間、業務内容を上手くコントロールして取り組んで頂きたいと思います。
以上です。
参照・参考図書：インバスケット思考（著作）鳥原隆志
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