仕事の早い人と遅い人の違いは何でしょう？
ラクして速く成果を出すための「7原則」の説明となります。
箇条書きでの構成としていますので、普段からの行動をチェックしてみて下さい。
１．期限を決める
仕事の大原則といえます。
15分単位で期限を決めることをお勧めします。
＜パーキンソンの法則＞
人は与えられた時間に余裕がある場合、その時間を一杯に使って終わらせようとします。
例えば１時間で決められた会議であれば３０分で終わってしまったとしても空いた時間に雑談、おしゃべりをして時間を潰してしまう習慣があります。
大人でも子供でも課題や宿題の期限が2週間あれば、その期間一杯に使って終わらせようとします。
よって期限はシビアに決める必要があります。
しかし１日の８ｈのうちアイドルタイムを取ることも必要です。
電話応対、急な仕事、トラブル等はつきものですので、人それぞれですが1h～1h30mとることが望ましいといえます。
※メール確認、返信の時間は別でもうけること（ex.9:00、11:00、15:00、17:00で各15分）
また社内でのアウトプットに関しては８割の完成でOKという場合も多いため、必要な完成度を確認するようにして下さい。
お互いに、ここまでやらなくても良かったのに。。ということが無いようにしましょう。
２．５秒以内に動く
仕事の早い人は5秒で動く。
動く前にあれこれ考えると動けなくなります。
人は5秒でやらない言い訳を考えると言われてます。
ではどうすれば良いのか？ ”考える前に動く”です。
動きながら考え行動することです。
３．動きながら考える
ルーティンワークや経験のある仕事は普通にやれるがクリエイティブな仕事や初めて行う仕事、難易度の高い仕事は 最初の一歩が中々踏み出せないですね。
この場合は動きながら考えててやることが重要です。
わからない専門用語を調べ、次のアクションは？気を付けるべきことは？これで本当に良いのか？ 全てを調べて聞いて納得して動いては遅いです。
遅れる程、言い訳を考え先延ばししてしまい期限が迫り慌てて動きだすのが落ちです。
まずは動いて調べ確認しながら進めていくことです。
４．徹底的に細分化する
先に15分単位でスケジュールをたてるといいました。
タスクには半日、１日がかり、３日間かかるといった仕事もあります。
そういった仕事を細分化し15分単位で落とし込んでいくことです。
細分化することで一つひとつのタスクも簡単になります。
（大きな氷は解けにくいが細かく砕いてやることで溶けやすくなる）
難易度の高い仕事ほど細分化は有効ですが、 タスクを細分化し順番にこなしていけば完結できるように効率のよいスケジュールをたてることが必要です。
優先順位を間違えると手戻り、余計な仕事が発生する場合もあるので気をつけましょう。
難しい仕事だなと思ったら細分化することです。
５．他人の時間を使う
他人に任せるということです。
中々任せるということが出来ない人が多いと思います。
自分でやった方が早い。という人もいると思いますが、 やってもらうのに費やした時間と、今後同じ仕事を任すことで削減できる時間を考えて見てください。
その仕事に関してはやらなくて良いわけですから当然効率的ですね。
特に部下に任せれない上司が多いようで、日本では41％は自分でやってしまうというデータがあり 先進国の中では一番生産性が悪いということです。
自分が忙しくて部下は暇という状況は最悪ですね。
頼む時に注意することは、
期限は明確にし5W1Hを活用し説明をすることです。
抜け漏れ、的外れ、また過剰内容になるとお互いが時間の無駄となります。
また部下の立場からも上司に頼めることは任せるようにしましょう。
見方を変えれば、部下のために上司はいるのですから。
また他部署、外注に依頼することも視野にいれましょう。
６．仕事は時給で考える
皆さんは自分の時給はいくらか把握してるでしょうか。
年収（諸手当含）から労働時間で割ることで概算できますね。
時間を持て余している無駄はないと思えるはずです。
本題ですが、
例えば、ある仕事を自分で行うと丸二日かかるとします。
その人の時間給2,000円/hとすると、
2,000 x 8h = 16,000円/日 x 2 = 3,2000円 仕事を仕上げるのにかかるわけです。
これを外注に依頼した場合、28,000円で済むのであれば外注に出した方がお得であり、 その空いた時間に他の仕事ができ効率が良いことになります。
また納期にもよりますが残業すると時給も割高になるので、明日の時間に合うのであれば 無理に残業せず明日するべきということになります。
よって5.のように効率よく他の人に頼むことが大切です。
７．やらないことを決める
普段何気なくしている仕事は実はあまり意味のない無駄なことだったということがあります。
では何故しているかというと無駄と思っていないため気付かないのです。
仕事をする前にこの仕事の本質は何か、何が得られるのか考えるべきです。
他の仕事と同じようなことをしている、二度手間、工夫一つで効率的に結果を出せるなど気付きがあります。
他、気づくためには以下の対応を取るようにしてみましょう。
- 転職者に前会社はどうであったか聞く
- 新入社員の意見を聞く（否定せず率直な意見を聞く）
- ビジネス書を読む
- セミナーや異業種交流会に参加する
以上ですが如何でしたでしょうか。
時間は長さより深さです。
時間を自ら作り有効に使って頂きたいと思います。
参照・参考図書：仕事が早い人はこれしかやらない（著作）石川和男
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