組織に所属する限りコミュニケーションの壁が立ちはだかります。
特に難しいのが上司と部下のコミュニケーションです。
今回は部下の立場から考える上司とのコミュニケーション方法についての内容で、
上司とのやり取りが苦手、部下に上手に指示が出来ない方にお勧めです。
話のわかりにく上司の話を分析し上司の話を改善させ、お互い理解し人間関係を良好にしよう！
話がわかりにくい、わからないと相手にどのように思われるのか？
デメリットを書いて見ました。
- 頭が悪いと思われる。
- 信頼・信用されなくなる。
- 仕事を任せられなくなる。
- 相談されない。
- 相手を怒らせる。
- 仕事が出来ないと思われる。
話がわかりにくい上司の特徴
- 話が長い、まわりくどい
- 同じことを何度も繰り返す
- 何の話か分からない
- 説明不足
- 一方的に話す
ではこのような上司と上手くコミュニケーションをとるため、どのような切り口で質問をすれば良いのか？
３つの質問にまとめました。
1. 5W1Hを明確にする質問
いつですか？どこですか？
と直接的な言い方では相手を責めているようで、上司もよい印象を持ちません。
尋問しているような口調にならないように注意して下さい。
この場合は疑問形にして質問をしましょう。
例えば、
日程は近日中でよろしいでしょうか？
（具体的に）〇〇日でよろしいでしょうか？
といった話をしていく内に上司も、そのように説明しなければ駄目だなと気付き始めるはずです。
上司もプライドがありますので徐々に仕向けて行くようにしたいものです。
2. どのラインまでOKなのかハッキリさせる質問
仕事には必ず制約、条件があるものです。
資料作りで表現、方法、情報、限度額などガイドラインを明確にさせ重要事項を気付かせることにもなります。
これが不明確のまま走り出すと何度も手戻りとなり労力、時間のロスで双方にとって何も良いことはありません。
3. 目的を明らかにする質問
何のめに、その仕事をするのか？メリットは何か？
目的が分かっていないと要点を絞れず、時間ばかり過ぎ全く進まない。
的外れな、上司の意図とはかけ離れたものになってしまうことになります。
目的が明確になることで、やるべきこと、必要事項が予測が出来、方向性を見失うことは無くなります。
抽象的で理想論しか言わない上司もいます。
そういう上司に対し上記３つの事を気付かせることが大切です。
それでも気付きもなく同じ事を繰り返す上司は本当に駄目上司と言えますね。
話の長い上司に対しての対応
① 時間を区切って話させる。
話が長い上司の場合、時間を決めて説明して貰うようにしましょう。
申し訳ありませんが、このあと打ち合わせがあるので５分間でお願い出来るでしょうか。
客先に出発しなければならない というように時間を区切るようにお願いしてみる。
② 二者択一話法で話させる。
抽象的な話でわからない場合は、具体的に的を絞って選択させる質問をする。
具体的にAかBのどちらをすればよいのか？
又はCをすればよいでしょうか？
と直球的に聞くのも良いでしょう。
まとめ
上司の話を絞り込ませ話をさせるように持って行くことが大事で、そのためには説明してきたように質問を上手く使いこなせるようになることが必要です。
また個人的には相手のことを理解して容認、大目に見るくらいの気持ちも必要だと思います。
参考にして頂ければ幸いです。
以上です。
参照・参考図書：上司が何を言っているのかわからない！というあなたへ（著作）松本幸夫
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