世の中には「仕事術」とされるものが溢れてしますが、それらは限定された仕事にしか活かせないテクニックが多く根本的な解決に至らないことが多々あると思います。
本来、仕事術とは我々一人ひとりの業務によって異なるはずです。
そこで仕事が進まない理由を分類し最適な「仕事術」を提案します。
さて仕事がうまくいかない原因は何でしょう？
分類すると下記５つになると思います。
１．仕事の目的を把握していない。
例えば100m走でゴールがどこなのかわからないと、走り出すことすら出来ないことになります。
まず目的、ゴールを明確にすることがスタートしましょう。
２．具体的なTodoが見えていない。
仕事のゴールが明確になったとしても、では具体的に何をしたら良いのか？
わからない状態で経験不足、発想が浮かばないなどがあたります。
３．Todoの整理が出来ていない。
ゴールがわかり、やるべきタスクがいくつもあるが整理が出来ておらず何から手をつけてよいかわからない。
どのような順番で、いつまでに完了させなければいけないか優先順番が整理出来ていない。
やるべき事が多すぎて、追われているうちに忘れてしまうことが多いと思います。
人間の記憶力、処理能力は限られており全てを覚えておくことは不可能であるため、メモを取ったりTodoリストを作成することが必要です。
４．Todoの処理速度が遅い。
仕事時間を短縮出来るような工夫が必要です。
メールの文章テーブル、情報のデータベース化、資料のひな型化など。
５．Todoが多すぎる。
殆どの場合が上記１～４の原因でつまずき本来のやるべきことから、よりタスクが増えてしまっていると言えます。
多くのビジネス本は４の仕事処理能力を如何に早くするかという本が多いですが、
しかし１～３の内容が疎かになってしまっては余計に時間ロス、やることが増えてしまいます。
その中で根本的な要因である
” １．仕事の目的を把握していない ” がしっかりわかっていないと、問題、困難な壁に当たった時、
方向性を見失い ゴールの100m走が200m、400m走になり多大な時間、労力、費用等の被害を被ることになりかねまねません。
次は “仕事の目的を把握していない” の仕事術について解説します。
＜仕事の目的を把握するための３つの方法＞
１．疑問を10個洗い出す。
例えば上司から新製品の紹介キックオフ資料の作成を頼まれたとします。
その製品の知識、情報がない上、抽象的な指示しか聞いていなかった場合、資料は作成出来るでしょうか？
やはり詳細な製品情報、コンセプト、資料内容の方向性等がはっきりわからないと手が付けれません。
この場合は大抵、後回しにし期限が迫ってから慌てだすのが落ちです。
しかし上司もいくつもプロジェクトを抱える忙しい身であるため、時間を割いて詳細まで説明して貰うことも出来ません。
自分の方から質問を厳選し、そこから頭を働かせることが必要です。 （下記例）
- この製品を開発する目的は？
- この製品の機能、性能は？
- この製品を市場に出すことで顧客メリットは何？
- この製品の原価コスト、販売価格は？
- この製品の開発期間、市場販売時期は？
- この製品の競合社との差別ポイントは？
- この製品の売り上げ目標は？
- この製品の生産地（工場）はどこ？
- この製品の販売市場地域は？
- この製品のターゲット層は？
極力、Closed Question で終わらせる質問が好ましいです。
あまり時間も掛からず上司としても助かります。
ある程度答えを想定し絞ってYSE or No で完結出来る質問を考えることが必要です。
２．クリティカルシンキングを身に付けよう
＜ビジネスに絶対はない＞
色々な人の意見を理解しようとしないと、そこで成長が止まってしまう。（思考停止）
色々な可能性があることを理解する必要があります。
■この資料は完璧だ → この資料はいいと感じたが100％非の打ちどころが無いわけではない。
改善点はどこだろうか。
■誰々が言っているのだから絶対に正しい → 誰々さんの話はいつも素晴らしいけど完全に取り入れて良いわけではない。
どこを参考にするべきだろう。
■頭の固い上司には自分の言うことは絶対にわからない → 上司に意見を分かってもらえなかったのは自分の説明力や実力が足りなかったからだ。どこを改善しようか。
クリティカルシンキングとは、感情や意見に流されることなく、客観的に物事を判断しようとする思考プロセスを指します。物事の本質をとらえる考え方といえるでしょう。
★クリティカルシンキングを身に付ける3つの口ぐせ
①絶対にそうだ。とは言えない。
②可能な限りXXXするには、どうすれば良いだろうか。
③おそらく違うかもしれないんだけど～。
自分の意見は絶対正しいとは言えなく、どこか抜けていると日ごろから心に留めておくと人の意見を素直に聞くことが出来るようになります。
３．多重視点で考える。
プロジェクトに関わる人の立場、視点で考えることが必要です。
■上司としての目的
■自社としての目的
■顧客の担当者にとっての目的
■顧客となる会社にとっての目的 etc.
色んな人の観点で考えることで重層的に捉えることが出来て良い意見が出せるようになります。
上司からの指示で、やることがだけが目的になってしまっている人が多いです。
何故それをやるのか、何のメリットがあるのか、自分にとってどんな成長機会なんだろうという視点で考えないと、ただのマシーン化してしまいます。
それでは仕事も面白くないし生産性も上がらないですよね。
任せられる仕事一つひとつには意味があり、その先に達成すべき目的があります。
そこまで深く考え理解することで言動に重みが出て、上司の見方も変わって来ることでしょう。
以上になりますが、是非これらを参考にし実践して見て下さい。
参照・参考図書：シンプルTODOリスト仕事術（著作）Shin
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